Los empleados invierten en promedio el 5% de su jornada laboral en tareas relacionadas con la gestión de gastos (JP Morgan, 2022), tiempo que podrían estar invirtiendo en tareas más estratégicas para la empresa.
En un esfuerzo continuo por mejorar la eficiencia y optimizar los procesos empresariales, Okticket -plataforma de automatización de gastos de viaje y corporativos nacida en España en 2017- destaca el impacto positivo que tiene la tecnología en la optimización de procesos relacionados con la gestión de gastos.
Esta gestión resulta compleja para muchas empresas, especialmente para aquellas que no han llevado a cabo una transformación digital. Estas compañías tienen que atender dos problemáticas: por un lado, al empleado que está constantemente pasando gastos y por otro, al Director Financiero, quien a fin de mes tiene que realizar todas las comprobaciones correspondientes.
Cuando esta tarea se realiza a mano, resulta inevitable que existan errores en la contabilización, como aprobar gastos que no corresponden o que no se ajustan a las políticas de la empresa, así como recuperar menos facturas y por ende deducir menos impuestos.
La tecnología de Okticket ofrece una solución integral para simplificar la gestión de gastos de viaje y empresariales. Automatiza la solicitud, aprobación, seguimiento y reporte, mejorando la eficiencia operativa y brindando mayor control, visibilidad y optimización de deducciones fiscales para las empresas.
Okticket cuenta con un motor de lógica personalizada a partir del cual el CFO establece las políticas de gastos específicas de su empresa. La solución ofrece también la personalización de umbrales de gasto por categoría de gasto y empleado. Al implementarlo, esto le ayuda a tener un estricto control de lgastos de viaje y ser capaz de rastrear y documentar cada gasto de manera detallada.
Gracias a herramientas tecnológicas como la de Okticket, las empresas pueden beneficiarse de la transformación digital no solo para eficientar procesos, sino también para ser más estratégicos en el cuidado del presupuesto e incluso aumentar su deducibilidad al mantener un mejor control de los gastos deducibles y facturas.
De acuerdo con Luis López, Country Manager de Okticket México, es vital para el CFO del siglo XXI hacer uso de las nuevas tecnologías para implementar un sistema de automatización de gastos que logre eficientar procesos y evitar el error humano en la comprobación de gastos y gastos de viaje corporativos.
Entre las ventajas que las empresas pueden encontrar al utilizar una solución de automatización de gastos como Okticket se encuentran: conciliación bancaria, funcionalidad que permite sincronizar en un click los gastos reportados con los realizados con tarjeta, recuperación de facturas y cfdis, lógica personalizada, característica que permite establecer alertas para controlar los gastos y prevenir el fraude, integración con sistema contable.
Finalmente, aquellas empresas que apuestan por la digitalización y automatización de procesos no solo están siendo más estratégicas en cuanto a procesos y tiempo invertido, sino que también encuentran una forma sencilla y sin mucha inversión de dar un paso más hacia la sustentabilidad empresarial al reducir el uso de papel y huella de carbono.
