Las empresas que llevan a cabo cualquier proceso de ensamble y transformación de una serie de elementos en otros productos, con el fin de venderlos y obtener una utilidad o como parte de un servicio, requieren un sistema de costos que esté adecuado a las características del producto y servicio que ofrece a sus clientes.
Es función de la administración asegurarse que cuenta con dicho sistema de costos y que éste arroja los datos correctos.
El sistema de costos tiene la función de asegurarse que la administración de la empresa tiene los medios para determinar y reportar con precisión la utilidad reportada en los estados financieros, vigilar y controlar de forma detallada los costos de producción y transformación, y proporcionar elementos a la administración para medir y tomar decisiones sobre los productos, las actividades y operaciones de la entidad.
Cada entidad tendrá que determinar las necesidades de información y control a cubrir. Con objeto de buscar que el sistema de costos ayude a la administración a tomar decisiones, algunos de los aspectos a cuidar son:
Un sistema de costos es en realidad parte del sistema de información de la empresa, por lo que no debe estar divorciado de este, más bien tiene que ser parte del sistema integral de información gerencial y de toma de decisiones, en donde se busque la coherencia y compartición de información.
La información de costos debe ser distribuida entre los miembros de la administración cuyas decisiones dependan de esta información. En la determinación de los precios de venta de los productos y servicios se toma en consideración la información derivada del sistema de costos.
Los encargados de ventas y preparación de cotizaciones toman en consideración los costos unitarios derivados del sistema de costos y estos son actualizados frecuentemente para que se usen para cotización.
En el mismo orden de ideas, en un ámbito de precios fijos, se utilizan los costos para monitorear los márgenes de utilidad de los productos, y en consecuencia se toman decisiones sobre la contribución en las utilidades de cada producto.
El sistema de costos debe permitir una evaluación confiable del efecto en los resultados de operación de posibles cambios en el volumen de ventas, la mezcla de productos vendidos, cambios en precios de venta y descuentos y promociones, efecto de los costos directos y gastos indirectos.
En cuanto a la decisión de inversión, el sistema de costos debe permitir a la administración la evaluación y toma de decisiones de la selección de la maquinaria y equipo de manufactura, los niveles de capacidad de producción mas redituables, la distribución de la producción entre las distintas unidades de manufactura y elementos para decidir si producir un producto o comprarlo.
Por supuesto, el sistema de costos debe proporcionar los elementos para valuar las existencias de producción en proceso y producto terminado, así como el costo de producción y venta al cierre de cada reporte.
El sistema de costos debe proporcionar información a la administración y al personal responsable sobre los costos laborales en la manufactura y su comparación, contra los costos de mano de obra predeterminados, así como los costos de personal en períodos de espera o baja producción.
El sistema de costos también debe proporcionar información a la administración y a aquellos encargados de la supervisión sobre el uso de materia prima, materiales e insumos en la producción, las variaciones entre las compras y el presupuesto, así como los precios pagados contra los estimados, y de la generación de residuos y sobrantes contra el estándar o las mejores estimaciones.
