La decisión de emprender abre paso a un nuevo mundo, donde los temas administrativos, operativos y comerciales están en manos de una o dos personas y esto conlleva a tener una carga excesiva de trabajo.
En este sentido, la contabilidad llega a ser un tema que pasa desapercibido, porque si se notan las ganancias, entonces no hay por qué preocuparse. Dicha idea, aunque es muy frecuente, es incorrecta.
De manera que llevar el control de los ingresos, gastos y tener un plan estratégico es crucial para las pequeñas y medianas empresas (pymes), porque de eso depende su sobrevivencia, de acuerdo con Josefina Mera, directora ejecutiva de Conta MC.
Cabe mencionar que el 27.6% de los emprendedores que fracasan lo hacen porque tuvieron una mala administración en su negocio, de acuerdo con la Radiografía del Emprendimiento de la Asociación de Emprendedores de México (Asem).
Pymes, sin un área de gestión financiera
Dentro del Estudio de gestión financiera de las empresas en México, publicado por la Asem, se señala que el 44% de las empresas encuestadas tiene una facturación menor a los 500,000 pesos; sin embargo, solo el 5.3% tiene un área destinada a la gestión financiera.
Asimismo, el 40.4% de las empresas tiene solo a una persona dedicada a la gestión financiera, pero en ocasiones llega a ser más complicado por la carga de trabajo o la falta de conocimientos.
«Si no tienes una buena contabilidad, difícilmente vas a crecer como emprendedor”, comenta Josefina Mera.
Por ende, estos son algunos de los errores más comunes que las pymes cometen con su contabilidad y cómo solucionarlos.
10 errores más frecuentes de las pymes con el manejo de la contabilidad
Estos son algunos de los errores más comunes que las pymes cometen con su contabilidad y cómo solucionarlos.
» 1. No conocer las obligaciones fiscales: Cuando una pyme le piden facturas por parte de sus clientes y proveedores, es obligatorio que se den de alta en el SAT, de acuerdo con el tipo de negocio.
A pesar de que este es el primer paso, la especialista menciona que muchos emprendedores desconocen sus obligaciones fiscales, lo que provoca no presentar a tiempo las declaraciones, tener multas y sanciones.
» 2. No separar las finanzas: Sin importar el tamaño de la empresa, es necesario abrir una cuenta que separe los gastos personales y del negocio para prevenir dos situaciones; la primera es desconocer de dónde provienen los ingresos, por si se trata de una cuestión personal o del negocio.
La segunda es para no poner en riesgo el patrimonio y evitar discrepancia fiscal ante el SAT, debido a que reconoce cuáles son los ingresos por la actividad.
» 3. No facturar los gastos: De acuerdo con la Asem, cuatro de cada diez empresas tienen aproximadamente el 90% de sus gastos respaldados con comprobantes fiscales. Por lo que la especialista menciona que, al no facturar los gastos, las pymes pierden la oportunidad para deducir impuestos.
La razón para no facturar los gastos puede ocurrir cuando “las relaciones con tus proveedores no están dentro de la formalidad” y por lo tanto, no exigen facturas.
» 4. El IVA no es un ingreso: La confusión del IVA al considerar que es parte de los ingresos es un error común que tienen las empresas en su etapa inicial y en aquellas que ya tienen tiempo en el mercado.
Por lo tanto, se recomienda agregar dicho impuesto a los productos y servicios e inmediatamente apartarlo de las ganancias. “Tú crees que el IVA es tuyo, pero es lo que más duele en los emprendedores porque al momento de pagar no separan este impuesto y la carga es alta”.
» 5. No verificar la información: A pesar de que el 62% de las empresas optan por tercerizar sus procesos, como la contabilidad, la recomendación es revisar la situación contable y fiscal de la empresa.
Además, para evitar problemas a futuro, la empresa debe contar con un plan de trabajo con el contador o el despacho donde tenga su contabilidad para notificar la información que se presenta.
» 6. Desconocer los estados financieros: A pesar de que el negocio obtenga ingresos, esto no quiere decir que las cosas van bien en el negocio porque para asegurar el éxito también está el patrimonio, la solvencia y la liquidez.
“Muchas veces pasa por desconocimiento, no sabemos leer los indicadores financieros y esto nos limita a tomar decisiones como emprendedores”. Esto no quiere decir que el emprendedor forzosamente tiene que ser un experto en el tema, pero es indispensable saber interpretar la información.
» 7. Asegurar el flujo de efectivo: Debido a que ocho de cada diez fundadores son los encargados de tomar decisiones financieras, en ocasiones no tienen un resguardo en caso de que la empresa pase por un mal momento.
En tanto, el 36.6% de las empresas no cuentan con una planificación financiera y esto ocasiona un reto en caso de bajas temporadas o gastos imprevistos.
» 8. No digitalizarse. Para evitar discrepancias y estrategias poco éticas con la contabilidad, la información referente a las finanzas es digital, por lo que es aconsejable que las pymes cuenten con herramientas tecnológicas para el manejo de la contabilidad.
Aunado a que permite tener mayor precisión y accesibilidad para tomar mejores decisiones y crear estrategias.
» 9. Carecer de una estrategia fiscal: A pesar de tener una propuesta innovadora, si la empresa no cuenta con una estrategia contable y fiscal, difícilmente van a desarrollarse otras áreas.
“Cuando haces un presupuesto de tus impuestos, la vida es más llevadera en la parte del emprendimiento porque ya tienes gran parte del compromiso cubierto”.
» 10. Sobrecarga de trabajo: Cuando las pymes cuentan con poco personal, el tema de la contabilidad normalmente lo hace el fundador, a pesar de no tener los suficientes conocimientos.
El problema es cuando se maneja información delicada y si comete alguna equivocación, puede tener problemas con el SAT. Para evitar posibles problemas con la autoridad hacendaria, se recomienda solicitar los servicios de un contador.
