La diputada Elizabeth Guzmán Argueta, presidenta del Congreso del Estado, en un esfuerzo coordinado con el Grupo Interdisciplinario de Archivos de la institución, presidido por la directora de Archivos, Isela Martínez Andazola, firmaron el acta por la que se decreta la ejecución de la segunda baja documental realizada por esta institución.
Una baja documental se refiere a la eliminación de los documentos que han cumplido su ciclo de vida útil. La Ley General de Archivos y Ley de Archivos para el Estado de Chihuahua proporcionan el marco legal para realizar las bajas documentales adecuadamente y con apego a los derechos de acceso a la información.
En esta ocasión, se contemplan documentos administrativos que ya perdieron su valor, así como copias de juicios de amparos, pues al no ser el Congreso el área generadora de amparos, no se deben salvaguardar en el archivo del mismo. Estos documentos representan en su totalidad 530 cajas, equivalentes a 323.3 metros lineales. El material será donado para su reciclaje, tal como lo indica la Ley General de Archivos.
La diputada Elizabeth Guzmán indicó que esta baja documental es un proceso esencial para mantener la eficiencia en la organización de las instituciones, pues permite liberar espacios para optimizar los recursos.
“Es vital entender que la baja documental no implica la pérdida de información valiosa, sino más bien, un acto consciente de gestión. Este proceso debe realizarse de acuerdo con criterios establecidos garantizando que solo se elimine aquello que ha cumplido su ciclo de vida y que no es necesario para futuras referencias”, puntualizó la diputada Guzmán.
Isela Martínez Andazola, presidenta del Grupo Interdisciplinario de Archivos, agradeció a la diputada Elizabeth Guzmán, así como al secretario de Administración, Ottofriderch Rodríguez; al secretario de Asuntos Legislativos y Jurídicos, Óscar Díaz y a las y los integrantes de este grupo interdisciplinario por su apoyo y disposición para agilizar este proceso.
“Este es un proceso que realizamos por segunda ocasión y que seguiremos llevando a cabo conforme sea necesario ya que es muy importante generar espacios para el archivo, que es algo que siempre está en constante crecimiento”, precisó Martínez Andazola.
